EÜR-Vorlage: so bauen Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Tabelle

Was eine EÜR-Vorlage leisten muss

Ein amtliches Muster für die laufenden Aufzeichnungen gibt es nicht. Das Gesetz schreibt kein Programm und keine Tabellenform vor; Aufzeichnungen dürfen nach § 146 Abs. 5 AO auch auf Datenträgern geführt werden. Was es aber verlangt, sind vollständige und zeitnahe Aufzeichnungen, aus denen sich der Gewinn nachvollziehen lässt. Eine gute Vorlage ist deshalb weniger eine Rechenhilfe als ein Ordnungssystem: Jede Zahlung steht genau einmal darin, mit Beleg und Datum.

Mehrere Aufzeichnungspflichten laufen in dieser einen Liste zusammen. § 22 UStG verlangt, die Entgelte nach Steuersätzen getrennt festzuhalten. § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG verlangt, Entnahmen und Einlagen gesondert aufzuzeichnen. § 4 Abs. 7 EStG verlangt, Geschenke und Bewirtungen einzeln und getrennt von den übrigen Ausgaben zu führen. Und § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG sowie § 6 Abs. 2 EStG verlangen Verzeichnisse für Anlagegüter. Eine Vorlage, die das abbildet, braucht neben dem Zahlungsjournal deshalb mindestens ein zweites Blatt für die Anlagegüter.

Wichtig für die Ordnungsmäßigkeit: Nach § 146 Abs. 4 AO muss der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung auch nach einer Änderung erkennbar bleiben. Bei einer frei überschreibbaren Tabellendatei müssen Sie das selbst sicherstellen, etwa indem Sie jeden abgeschlossenen Monat als unveränderliche Kopie ablegen und Korrekturen als eigene Zeile mit Hinweis erfassen statt alte Werte zu überschreiben.

Die Spalten der Vorlage

Mit diesen dreizehn Spalten lassen sich Anlage EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung aus derselben Liste ableiten.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG können die Spalten Steuersatz und Steuerbetrag weglassen und nur Bruttobeträge führen, denn sie haben keinen Vorsteuerabzug und weisen keine Umsatzsteuer aus.

Kategorien: von der Vorlage zur Zeile der Anlage EÜR

Legen Sie die Kategorien nach dem amtlichen Formular an, nicht nach eigenem Geschmack — sonst müssen Sie am Jahresende umsortieren.

Zwei Kategorien gehören bewusst nicht in die Summen der Einnahmen und Ausgaben: Entnahmen und Einlagen, denn sie sind private Geldbewegungen, und der Kaufpreis von Anlagegütern über 800 € netto, denn er wirkt nur über die Abschreibung. Für Anlagegüter führen Sie deshalb eine eigene Spalte „Anlagenkauf“ und übertragen die Abschreibung am Jahresende aus dem Anlagenblatt.

Musterrechnung: eine Übersetzerin im Jahr 2025

Ein durchgerechnetes Beispiel mit erfundenen, aber stimmigen Zahlen — regelbesteuert, ohne Schuldzinsen, Zeilen nach dem Vordruck 2025.

Eine selbstständige Übersetzerin (freier Beruf nach § 18 EStG) hat 2025 Honorare von 62.000 € netto vereinnahmt, darauf 11.780 € Umsatzsteuer. Sie kauft im März einen Laptop für 1.500 € netto, den sie nach dem BMF-Schreiben zu digitalen Wirtschaftsgütern mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr voll abschreibt, im Juli eine Dolmetschanlage für 2.100 € netto mit angenommenen sieben Jahren Nutzungsdauer und einen Bürostuhl für 450 € netto als geringwertiges Wirtschaftsgut. Alle Eingangsrechnungen außer der Versicherung tragen 19 % Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für 2025 von zusammen 8.075 € hat sie pünktlich gezahlt, die für das vierte Quartal bis zum 10. Januar 2026.

Die Dolmetschanlage kostet 2.100 € geteilt durch sieben Jahre gleich 300 € Abschreibung im Jahr. Weil sie im Juli angeschafft wurde, zählen nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG nur die sechs Monate Juli bis Dezember: 300 € mal 6/12 gleich 150 €. Zusammen mit dem Laptop ergibt das 1.650 € Abschreibung auf bewegliche Wirtschaftsgüter. Die Vorsteuer beträgt 19 % aus 19.500 € steuerpflichtigen Netto-Eingängen, also 3.705 €.

Was die Musterrechnung zeigt

• Die Umsatzsteuer geht in der Summe auf: 11.780 € vereinnahmt, 3.705 € Vorsteuer und 8.075 € an das Finanzamt gezahlt ergeben zusammen null. Weicht das ab, fehlt meist eine Zahlung oder eine Erstattung.
• Der Gewinn von 43.970 € entspricht genau den Netto-Einnahmen minus Netto-Ausgaben. Diese Gegenprobe funktioniert immer, wenn alle Umsatzsteuerzahlungen dem Jahr richtig zugeordnet sind.
• Der Kaufpreis der Dolmetschanlage erscheint nicht als Ausgabe, nur die 150 € Abschreibung; der Restwert von 1.950 € wird in den folgenden Jahren abgeschrieben.
• Die Entnahmen mindern den Gewinn nicht. Sie stehen nur in der Zusatzzeile, weil sie für Einzelunternehmen Pflichtangabe sind.
• Für Anschaffungen nach dem 30. Juni 2025 wäre statt der linearen auch die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 2 EStG möglich gewesen; im Beispiel ist bewusst die lineare gewählt.

Vom Monat zum Jahr: der Arbeitsablauf mit der Vorlage

• Laufend: jeden Beleg sofort nummerieren und ablegen, Bargeld am selben Tag eintragen — Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 AO täglich festgehalten werden.
• Monatlich oder je Voranmeldungszeitraum: Kontoauszüge Zeile für Zeile abhaken, jede Buchung einer Kategorie zuordnen, private Zahlungen als Entnahme oder Einlage markieren und die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus denselben Zeilen ableiten.
• Bei jeder Anschaffung über 250 € netto: Anlagegut mit Datum und Kosten in das Anlagenblatt eintragen und entscheiden, ob es geringwertiges Wirtschaftsgut, Sammelposten oder abzuschreibendes Anlagegut ist.
• Zum Jahresende: Zahlungen rund um den Jahreswechsel prüfen, die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember oder das vierte Quartal dem richtigen Jahr zuordnen, Abschreibungen berechnen und Privatanteile wie Telefon oder Kfz ansetzen.
• Zum Schluss: Summen je Kategorie bilden, die Gegenproben machen und die Werte in die Anlage EÜR übertragen.

Prüfliste vor dem Übertragen in die Anlage EÜR

• Geldabgleich: Anfangsbestand von Bank und Kasse plus alle Zahlungseingänge minus alle Zahlungsausgänge ergibt den Endbestand laut Kontoauszug und Kassenbericht. Jede Zahlung ist dabei genau einmal erfasst — als Einnahme, Ausgabe, Anlagenkauf, Entnahme oder Einlage.
• Umsatzsteuer-Abgleich: Die Summe der Voranmeldungen des Jahres passt zu den Umsatzsteuer- und Vorsteuerspalten der Vorlage.
• Anlagenblatt: Jeder Anlagenkauf aus dem Zahlungsjournal hat eine Zeile mit Abschreibung; verkaufte Güter haben einen Restbuchwert.
• Beschränkt abziehbare Ausgaben: Bewirtungen haben Anlass und Teilnehmer, Geschenke den Namen des Empfängers.
• Jahreswechsel: Keine Rechnung des Folgejahres im alten Jahr, keine Dezember-Zahlung im neuen Jahr — Ausnahme sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen innerhalb der Zehn-Tage-Regel.
• Zeilennummern: Für 2026 die neue Nummerierung des Vordrucks verwenden.

Wo eine Tabellenvorlage an Grenzen stößt

Für eine kleine Tätigkeit mit wenigen Zahlungen im Monat reicht eine sorgfältig geführte Tabelle. Aufwendig wird es, sobald Anlagegüter über mehrere Jahre abgeschrieben werden, gemischte Steuersätze auftreten, Schuldzinsen die Anlage SZ mit ihren kumulierten Vorjahreswerten auslösen oder Zahlungen über Marktplätze und Zahlungsdienstleister laufen. Dann wächst nicht die Rechenarbeit, sondern das Risiko, dass eine Zahlung doppelt oder gar nicht erfasst ist. Außerdem übermittelt keine Tabelle die Anlage EÜR an das Finanzamt — die Werte müssen in jedem Fall noch in den amtlichen Datensatz.

So geht es mit euer.io

• Zahlungsdatum statt Rechnungsdatum: Rechnungen zählen erst mit der Zahlung, Skonto wird herausgerechnet
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euer.io ersetzt die Vorlage durch laufende Erfassung: Bankumsätze werden zugeordnet, Belege per KI ausgelesen, Ausgangsrechnungen als PDF und E-Rechnung geschrieben, Anlagegüter im Register geführt. Daraus entstehen die Zeilen der Anlage EÜR mit Anlage AVEÜR, ohne dass Sie Summen übertragen.

Häufige Fragen

Kann ich meine EÜR-Vorlage beim Finanzamt einreichen?

Nein. Die Gewinnermittlung ist nach § 60 Abs. 4 EStDV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln, also als Anlage EÜR. Ihre Tabelle ist die Grundlage dafür und gehört zu den Unterlagen, die Sie aufbewahren und auf Nachfrage vorlegen. Papier lässt das Finanzamt nur auf Antrag in Härtefällen zu.

Darf ich die EÜR in Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation führen?

Ja. Nach § 146 Abs. 5 AO dürfen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, ein bestimmtes Programm ist nicht vorgeschrieben. Sie müssen aber vollständig, zeitgerecht und geordnet sein, und spätere Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. Bargeschäfte sollen täglich festgehalten werden.

Welche Spalten braucht eine EÜR-Tabelle mindestens?

Zahlungsdatum, Belegnummer, Geschäftspartner, Beschreibung, Kategorie, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Dazu eine Kennzeichnung für Entnahmen und Einlagen sowie ein eigenes Blatt für Anlagegüter mit Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer und Abschreibung. Kleinunternehmer kommen ohne Steuerspalten aus.

Wie sieht eine EÜR-Vorlage für Kleinunternehmer aus?

Einfacher: Alle Beträge werden brutto geführt, weil weder Umsatzsteuer ausgewiesen noch Vorsteuer abgezogen wird. Die Einnahmen landen gesammelt in Zeile 12 der Anlage EÜR. Sinnvoll ist eine laufende Summe der Umsätze, damit Sie sehen, wann die Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr erreicht werden.

Gehören Kreditraten in die EÜR-Vorlage?

Nur der Zinsanteil ist Betriebsausgabe. Die Tilgung ist keine Ausgabe, weil sie lediglich eine Schuld zurückführt; die Auszahlung des Darlehens ist umgekehrt keine Einnahme. Teilen Sie jede Rate deshalb in Zins und Tilgung auf und führen Sie die Tilgung in einer eigenen Kategorie außerhalb der Summen.

Wie lange muss ich die EÜR-Tabelle und die Belege aufbewahren?

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge, zehn Jahre für die Aufzeichnungen selbst und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Beleg entstanden ist oder Sie zuletzt etwas eingetragen haben. Sie endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 146 AO — Ordnungsvorschriften, Aufzeichnung auf Datenträgern, Unveränderbarkeit
• § 147 AO — Aufbewahrungsfristen
• § 22 UStG — Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten
• § 4 EStG — Gewinnermittlung, Verzeichnisse, Entnahmen und Einlagen
• BMF-Schreiben vom 29. August 2025: Anlage EÜR 2025 — Zeilennummern des Vordrucks 2025

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