Eingangsrechnung erfassen
Drei Schritte vom Papier zum Buchungssatz.
Belege prüfen & buchen · RE-2026-0318.pdfVon der KI gelesen — bitte prüfen
| Rechnungsdaten — bitte prüfen | Gelesen |
|---|---|
| Lieferant | Werkzeughandel Schulte GmbH |
| Rechnungsnummer | RE-2026-0318 |
| Rechnungsdatum | 05.03.2026 |
| Fällig am | 19.03.2026 |
| Netto | 500,00 |
| USt | 95,00 |
| Brutto | 595,00 |
| Vorschlag | Wert |
|---|---|
| Aufwandskonto (Soll) | 4985 Werkzeuge und Kleingeräte |
| Steuerschlüssel | V19 · 19 % Vorsteuer |
| So wird gebucht | Konto | Betrag |
|---|---|---|
| Soll | 4985 Werkzeuge und Kleingeräte | 500,00 |
| Vorsteuer 19 % (V19) | 95,00 | |
| Haben | 1600 Verbindlichkeiten aus L+L | 595,00 |
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Kz 66 Vorsteuer 95,00
Buchen & weiter
- 01
Rechnung hereingeben
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- 02
Auslesen und kontieren
KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
- 03
Buchen
Automatisch nach Ihren Buchungsfreigaben, Prüffälle einzeln.
Buchungsfreigaben, E-Rechnungen und Festschreibung
- Geeignete Rechnungen werden innerhalb Ihrer Buchungsfreigaben automatisch gebucht. Prüffälle bestätigen oder korrigieren Sie einzeln. In den Buchungsfreigaben legen Sie fest, ab welcher Sicherheit, aus welchen Quellen und bis zu welchem Betrag automatisch gebucht wird.
- Jeder Vorschlag nennt seine Quelle — Regel, Geschäftspartner, frühere Buchung oder KI — und seine Sicherheit. Die KI erkennt Rechnungsdaten auch bei unterschiedlichem Aufbau.
- Rechnungen kommen auch über das Beleg-Postfach per E-Mail oder über Belegquellen wie GetMyInvoices herein. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden aus dem strukturierten Datensatz gelesen, geprüft und mit Prüfbericht aufbewahrt.
- Dieselbe Datei wird je Gesellschaft nur einmal als Beleg angelegt.
- Eine Buchung wird nie gelöscht; eine Korrektur läuft über Storno und Neubuchung. Die Festschreibung sperrt den Zeitraum gesondert und ist ein eigener Schritt.
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Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.
Kreditor, offener Posten und Zahlung
Die Rechnung bleibt beim Lieferanten sichtbar, bis sie bezahlt ist.
Kreditor 70004 · Werkzeughandel Schulte GmbH · Stand 10.03.20262 offene Rechnungen
Buchung RE-2026-0318 vom 05.03.2026 — Aufwand und Vorsteuer an den Lieferanten
| Soll | Haben | Betrag | Steuer |
|---|---|---|---|
| 4985 Werkzeuge u. Kleingeräte | 70004 Schulte | 500,00 | V19 |
| 1576 Vorsteuer 19 % | 70004 Schulte | 95,00 |
| Rechnung | Datum | Fällig | Brutto | Offen |
|---|---|---|---|---|
| RE-2026-0241 | 12.02.2026 | 26.02.2026 | 238,00 | 238,00 |
| RE-2026-0318 | 05.03.2026 | 19.03.2026 | 595,00 | 595,00 |
| Offene Verbindlichkeiten | 833,00 | 833,00 |
833,00 €
Offen
238,00 €
Überfällig
2
Posten
- Lieferant als Kreditor
- Eigenes Personenkonto je Lieferant.
- Offener Posten
- Mit Fälligkeit, zu jedem Stichtag.
- Teilzahlung
- Der Rest bleibt offen.
- Mehrere Teilzahlungen
- Ergeben sie die Rechnung, gemeinsam zugeordnet.
Zuordnung, Zahlung vor Rechnung, Überweisungen per Datei
- Die Kreditorenliste zeigt jede unbezahlte Rechnung zu jedem Stichtag, gestaffelt nach Fälligkeit, und wird gegen das Hauptbuch abgestimmt.
- Eine Zahlung wird zugeordnet, wenn Betrag und Lieferant oder die Rechnungsnummer im Verwendungszweck eindeutig passen. Mehrere Abbuchungen an denselben Lieferanten, die zusammen genau den Rechnungsbetrag ergeben, ordnet die Software der Rechnung gemeinsam zu.
- Wird zuerst gezahlt und kommt die Rechnung später, steht die Zahlung bis dahin als offener Posten beim Lieferanten; mit der Rechnung wird sie ihr zugeordnet.
- Offene Lieferantenrechnungen lassen sich als SEPA-Überweisung (pain.001) für Ihr Online-Banking ausgeben. Haben Sie die Zahlungsfreigabe aktiviert, gibt es die Datei erst nach der Freigabe.
Vorsteuer und besondere Steuerfälle
Der Steuerschlüssel entscheidet über die Kennzahl in der Voranmeldung.
- Vorsteuer
- Ausgewiesene Umsatzsteuer, als Vorsteuer gebucht.
- Besondere Steuerfälle
- Mit Steuerschlüssel vorbereitet, immer zur Einzelprüfung.
- Ausländische Umsatzsteuer
- Nicht als deutsche Vorsteuer gebucht.
Einzelheiten zur Vorsteuer
- Bei ausgeführten Leistungen setzt der Vorsteuerabzug grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus; bei Anzahlungen Rechnung und Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Vorsteuer einer Anzahlungsrechnung hält die Software deshalb auf einem Zwischenkonto, bis gezahlt ist.
- Das Eingangsdatum der Rechnung halten Sie je Beleg fest; der Tag des Hochladens zählt für den Zeitraum der Vorsteuer nicht.
- Die KI bereitet auch besondere Steuerfälle mit einem passenden Steuerschlüssel vor; diese bleiben zur Einzelprüfung.
- Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer bleiben immer zur Einzelprüfung, auch innerhalb Ihrer Buchungsfreigaben.
- Umsatzsteuer eines anderen Staates wird nicht als deutsche Vorsteuer gebucht.
- Als Kleinunternehmer ziehen Sie keine Vorsteuer; gebucht wird der Bruttobetrag.
- Die Software ersetzt keine Steuerberatung.
Was die Rechnung sonst noch auslöst
Nebenbücher entstehen mit der Buchung, nicht im Nachhinein.
- Anlagegut
- Mit der Buchung im Anlagenregister angelegt.
- Leistung im Folgejahr
- Aktive Rechnungsabgrenzung mit Auflösungsplan.
- Bewirtung und Geschenke
- Abziehbarer und nicht abziehbarer Teil getrennt.
Einzelheiten zu Anlagen, Abgrenzungen und Bewirtung
- Geringwertige Wirtschaftsgüter bucht die Software auf das GWG-Konto.
- Geschenke an Geschäftsfreunde prüft sie gegen die gesetzliche Freigrenze.
- Legen Sie in den Buchungsfreigaben fest, dass Anlagegüter oder Abgrenzungen zur Prüfung stehen, wird die Rechnung trotzdem gebucht und der Schritt als Hinweis an der Buchung vermerkt.