Kassenbuch führen — bar buchen, GoBD-konform

Bezahlen Sie als Einzelunternehmer nur gelegentlich bar aus eigener Tasche, brauchen Sie keine Kasse: Der Beleg wird als Privateinlage gebucht. Bei einer Personengesellschaft ist es die Einlage des Gesellschafters, der bezahlt hat — sein Privatkonto ist das Gegenkonto.

Ein Kassenbon beweist nicht, dass bar bezahlt wurde. Mit Karte bezahlt, gehört er gegen Bank oder Kreditkarte; gegen die Kasse nur, wenn das Geld wirklich aus der Kasse kam.

Eine Bareinnahme verlangt einen Umsatzsteuerschlüssel, eine Barausgabe einen Vorsteuerschlüssel; ein Schlüssel der falschen Seite wird abgewiesen. Privateinlagen und Geldtransit werden ohne Umsatzsteuer gebucht; erhaltene Anzahlungen können bereits vor der Leistung Umsatzsteuer auslösen (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).

Barabhebungen, die als Bankumsatz hereinkommen, erkennt die Software und bucht sie als Kasse an Bank ins Kassenbuch. Der Anfangsbestand kommt aus dem Journal, etwa aus der Eröffnungsbilanz.

Ergibt der Kassensturz eine Differenz, erfassen Sie sie als Einzahlung oder Auszahlung mit passendem Konto, damit Buch- und Ist-Bestand wieder übereinstimmen. Stehen auf dem Kassenkonto Buchungen, die nicht aus dem Kassenbuch kommen — etwa Handbuchungen —, zeigt die Kassenseite die Differenz zwischen Journal und Kassenbuch.

Nach der Buchung sind Datum, Richtung, Betrag, Gegenkonto und Steuerschlüssel einer Kassenzeile fest. Eine Korrektur läuft als Storno mit Gegenzeile zum Stornodatum im Kassenbuch; das Original bleibt sichtbar. Die Festschreibung sperrt den Zeitraum zusätzlich.

Sobald Sie eine Kasse führen, beschreibt die Verfahrensdokumentation die Kassenführung. Für die Betriebsprüfung stehen das Kassenbuch als CSV und der Export für die Datenträgerüberlassung (Z3) bereit.

Der Buchbestand muss sich jederzeit mit dem gezählten Bestand abgleichen lassen. Ein elektronisches Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO ist die Software nicht.